Privacy- en cookieverklaring

Voor ouders en leerlingen

Stichting Openbaar Primair Onderwijs Utrecht (hierna: SPO Utrecht) gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van kinderen en hun ouder(s)/verzorger(s). In deze privacy- en cookieverklaring leest u hoe wij dat doen.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind om goed onderwijs te geven.

Dit doen wij door uw kind in te schrijven op een van onze scholen, de voortgang van uw kind bij te houden, en uw kind de mogelijkheid te geven om een diploma te halen. Zo komen wij onze afspraken over onderwijs met u na. Ook hebben wij deze persoonsgegevens nodig om aan onze wettelijke verplichtingen als school te voldoen. Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij ons werk niet doen en kunnen wij uw kind niet inschrijven.

Op een aantal scholen hangen camera’s.

Wij gebruiken deze camera’s om overlast en strafbare feiten door anderen te voorkomen en vast te leggen. Denk aan vandalisme, inbraak, diefstal of vernieling. Zo beschermen wij de veiligheid van kinderen, ouders, medewerkers en bezoekers. Ook beschermen wij hiermee de toegang tot gebouwen en terreinen en alle spullen die daar aanwezig zijn. De beelden worden alleen bekeken bij een melding van een incident en alleen door een beheerder die wij daarvoor hebben aangewezen. Wij bewaren de beelden maximaal 1 week, behalve als er een incident op staat. Dan bewaren wij de beelden totdat het incident is opgelost. Meer informatie leest u in het cameratoezichtreglement van SPO Utrecht. Indien u een exemplaar van het camerareglement wilt ontvangen, kunt u een verzoek sturen aan privacy@spoutrecht.nl.

Voor ander gebruik van persoonsgegevens vragen wij u om toestemming.

Alle persoonsgegevens die wij niet nodig hebben voor onderwijs of wet, gebruiken wij alleen als u daar toestemming voor geeft. Zo maken wij alleen school- en klassenfoto’s met uw kind als u daar toestemming voor heeft gegeven. Wij maken zulke foto’s om iedereen een aandenken te geven aan de leuke tijd die zij hebben gehad. Ook maken wij zulke foto’s om er reclame voor onze scholen mee te maken. Ander gebruik van persoonsgegevens waarvoor u toestemming kunt geven, kunt u hieronder vinden. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Let op: als wij al foto’s of video’s hebben gepubliceerd op producten zoals promotionele flyers en boekjes, kunnen wij dat niet meer terugdraaien. Foto’s en video’s die alleen door ons op internet zijn gezet, kunnen wij op uw verzoek wel verwijderen.

Wij gebruiken verschillende soorten persoonsgegevens van u en uw kind.

Een deel daarvan krijgen wij rechtstreeks van u als ouder, bijvoorbeeld uw contactgegevens en geboorteplaats. Wij ontvangen ook persoonsgegevens via het ondersteuningsteam. U kunt onderaan deze privacy- en cookieverklaring in Tabel 1 vinden welke categorieën persoonsgegevens wij van u en uw kind gebruiken.

Medische persoonsgegevens gebruiken wij alleen als u dat wilt.

Wilt u medische persoonsgegevens van uw kind aan ons doorgeven? Dat kan, als u ons daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Wij gebruiken deze persoonsgegevens alleen om in noodgevallen goed te kunnen handelen, of om uw kind goed onderwijs te geven. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie of autisme heeft. Wij zullen u nooit dwingen om medische persoonsgegevens door te geven. Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang uw kind nog bij één van onze scholen staat ingeschreven. U kunt ons ook eerder vragen om deze persoonsgegevens te verwijderen.

Wij gebruiken alleen de persoonsgegevens die wij écht nodig hebben voor ons werk als school.

Wij gebruiken daarom de persoonsgegevens van u en uw kind niet voor andere doelen dan in deze verklaring staan. Ook bewaren wij de persoonsgegevens van u en uw kind alleen voor zolang wij ze nodig hebben of zolang de wet dat van ons vraagt. Dat is meestal zolang uw kind nog bij één van onze scholen staat ingeschreven. Wilt u een overzicht van deze bewaartermijnen? Stuur ons dan een e-mail via privacy@spoutrecht.nl.

Soms delen wij persoonsgegevens met andere organisaties.

In een aantal gevallen zijn wij verplicht om persoonsgegevens van u en uw kind te delen. Dit doen wij onder andere met DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, de GGD of arts van het kindcentrum, Meldcode Veilig Thuis, het samenwerkingsverband voor de ontwikkeling van uw kind, en de accountant. Daarnaast schakelen wij soms commerciële bedrijven in die ons helpen bij het verwerken van persoonsgegevens. Denk aan lesapplicaties, een administratiesysteem of een lesroosterprogramma. Deze bedrijven werken altijd in opdracht en onder verantwoordelijkheid van SPO Utrecht. Met deze bedrijven maken wij afspraken over welke persoonsgegevens zij gebruiken en hoe zij deze beveiligen. U kunt onderaan deze privacy- en cookieverklaring in Tabel 2 een overzicht vinden van de categorieën organisaties waarmee wij persoonsgegevens delen.

Soms delen wij persoonsgegevens met bedrijven buiten Europa.

Een deel van onze leveranciers zit buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als wij uw persoonsgegevens met deze bedrijven delen, zorgen wij voor extra bescherming van uw privacy.

Voor 15 landen gelden dezelfde privacyregels als in Europa.

De Europese Commissie heeft besloten dat 15 landen uw persoonsgegevens net zo goed beschermen als in Europa. Dit heet een adequaatheidsbesluit. Wij mogen uw persoonsgegevens veilig doorgeven aan bedrijven in deze landen. Extra beschermingsmaatregelen zijn dan niet nodig.

Voor andere landen nemen wij extra maatregelen.

Delen wij persoonsgegevens met bedrijven in landen zonder adequaatheidsbesluit? Dan nemen wij wél extra beschermingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen worden ‘passende waarborgen’ genoemd. Wij gebruiken hiervoor onder andere standaardcontractbepalingen. Dit zijn vaste afspraken die uw persoonsgegevens beschermen. Deze afspraken maken wij met Amerikaanse bedrijven die niet meedoen aan het EU-VS Data Privacy Framework.

U heeft extra rechten bij doorgifte op basis van passende waarborgen.

Geven wij uw persoonsgegevens door aan bedrijven buiten de EER op basis van passende waarborgen? Dan heeft u deze rechten:

U kunt informatie opvragen over de doorgifte. U kunt ook een kopie van de passende waarborgen krijgen.
U kunt contact opnemen met ons én met het ontvangende bedrijf voor informatie.
U kunt een klacht indienen bij het ontvangende bedrijf, de Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER, of een onafhankelijk geschillenorgaan.
U kunt schadevergoeding eisen als het ontvangende bedrijf zich niet aan de passende waarborgen houdt.

Deze rechten komen bovenop uw gewone privacyrechten volgens de AVG.

Wij verkopen of verhuren de persoonsgegevens van u en uw kind nooit.

Wij delen namelijk de persoonsgegevens van u en uw kind niet met commerciële bedrijven voor andere doelen dan hierboven genoemd. Zo blijven de persoonsgegevens van u en uw kind veilig.

Via social media buttons kunt u onze content delen.

Met de social media buttons op onze website gaat u naar het social mediaplatform. U kunt ons daar volgen en onze content delen in uw netwerk. Ook ziet u advertenties op uw social mediapagina. De buttons werken door stukjes code van de social medianetwerken. Wilt u weten wat deze platforms met uw gegevens doen? Lees dan hun privacyverklaring:

Wij gebruiken cookies op onze website.

Wij gebruiken cookies van onszelf en van andere partijen. Cookies zijn kleine bestandjes met informatie. Ze worden automatisch opgeslagen op uw pc, tablet of smartphone als u een website bezoekt. Dit gebeurt via de webbrowser op uw apparaat. Wij gebruiken drie soorten cookies. Hieronder leest u welke. Aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring kunt u in Tabel 3 een overzicht van alle cookies op deze website zien.

Functionele cookies laten de website goed werken.

Deze cookies zijn nodig om onze website goed te laten werken. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

Het onthouden van uw inloggegevens
Het bewaren van uw taalvoorkeur
Het goed weergeven van de website op uw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies helpen ons de website te verbeteren.

Met deze cookies zien wij hoe bezoekers onze website gebruiken. Zo kunnen wij de website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies laten ons bijvoorbeeld zien:

Het aantal bezoekers
De meest bezochte pagina’s
De gemiddelde bezoekduur
De gebruikte apparaten en browsers

Wij gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier. Ze hebben daardoor weinig invloed op uw privacy. Verwerken deze cookies persoonsgegevens? Dan vragen wij u om toestemming.

Marketing cookies laten u persoonlijke advertenties zien.

Met deze cookies kunnen wij en onze advertentiepartners u persoonlijke advertenties tonen. Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens verzamelen:

Naam
Login-informatie
Schermweergave-opties
IP-adres
Cookie-ID
Website- en klikgedrag
Referrer-URL (het webadres (de URL) van de pagina waar u vandaan kwam voordat u op onze website terechtkwam)
Gedrag binnen de applicatie

Voor marketing cookies vragen wij uw toestemming.

Bezoekt u onze website voor het eerst? Dan ziet u een cookiemelding. Hierin vragen wij toestemming voor het plaatsen van marketing cookies. Soms vragen wij ook toestemming voor bepaalde analytische cookies. Geeft u geen toestemming? Dan kunt u onze website gewoon gebruiken en plaatsen wij alleen functionele cookies. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken.

Cookies in- en uitschakelen doet u in uw browser.

U kunt in uw webbrowser instellen dat cookies alleen worden opgeslagen als u dat wilt. Kijk voor meer informatie in de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken minder goed als u cookies uitschakelt.

Cookies verdwijnen vanzelf, maar u kunt ze ook eerder weghalen.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Is die datum verstreken? Dan wordt de cookie automatisch verwijderd. U kunt cookies ook zelf verwijderen voordat de datum is verstreken. Kijk hiervoor in de handleiding van uw browser.

Heeft u vragen over cookies? Neem contact met ons op.

Wilt u meer weten over de cookies die wij gebruiken? Of heeft u een vraag over uw privacy? Neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Wij beveiligen de persoonsgegevens van u en uw kind goed.

Dit doen wij door stappen te zetten om verlies en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Zo beschermen wij uw persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage, wijziging of verstrekking. Wij nemen in ieder geval deze stappen:

Autorisatie: alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens en die van uw kind.
SSL-verbinding: wij gebruiken een beveiligde internetverbinding.
Logging: wij houden precies bij wie wat met de persoonsgegevens van u en uw kind doet.
Tweefactorauthenticatie: wij gebruiken een dubbele toegangsbeveiliging.
Software: wij gebruiken alleen veilige software.
Wachtwoordbeleid: wij hanteren strenge regels voor wachtwoorden.
Encryptie: wij versleutelen persoonsgegevens zo veel mogelijk bij het versturen of opslaan daarvan.
Beveiligingstesten: wij laten regelmatig testen uitvoeren om zwakke plekken in de beveiliging op te sporen.

U heeft rechten over uw eigen persoonsgegevens.

Deze rechten staan in de wet. U heeft als ouder ook rechten over de persoonsgegevens van uw kind onder de 16 jaar. U moet daarvoor wel gezag over uw kind hebben. Heeft u niet (meer) het gezag over uw kind, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Dan heeft u deze rechten over uw kind niet (meer). Wel heeft u recht op belangrijke informatie over uw kind, zoals de schoolprestaties. Maar alleen als dat niet nadelig is voor uw kind. Is uw kind 12 jaar of ouder? Dan mag uw kind zelfstandig gebruik maken van deze rechten.*

U en uw kind hebben de volgende rechten:*

Recht op inzage: u mag de persoonsgegevens die wij van u hebben, inzien.
Recht op rectificatie: u mag ons vragen om persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen als deze niet kloppen of niet compleet zijn.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
Recht op verwijdering: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om uw toestemming in te trekken: heeft u ons toestemming gegeven? Dan kunt u die altijd weer intrekken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als het technisch kan, mag u ons vragen om uw persoonsgegevens door te geven aan een andere partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.

* Er gelden andere regels voor medische dossiers.

Zo maakt u gebruik van uw rechten.

Wilt u een van uw rechten gebruiken? Stuur ons dan een e-mail via privacy@spoutrecht.nl. Wij kunnen u vragen om uzelf te identificeren, zodat wij zeker weten dat u de juiste persoon bent. Meestal reageren wij binnen een maand op uw verzoek. Is uw verzoek ingewikkeld of heeft u meerdere verzoeken? Dan mogen wij deze termijn met twee maanden verlengen. Wij laten u dan op tijd weten dat het langer duurt.

Heeft u een vraag of klacht? Neem contact met ons op.

U kunt contact met ons opnemen als u vragen heeft of een klacht wilt indienen. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht op en laten u weten wat wij ermee doen. Vindt u dat wij u niet goed helpen? Dan mag u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacy- en cookieverklaring kan veranderen.

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let daarom altijd op de datum bovenaan en kijk regelmatig of er een nieuwe versie is. Wij doen ons best om belangrijke wijzigingen apart aan te kondigen.

Onze contactgegevens.

Naam: Stichting Openbaar Primair Onderwijs Utrecht (SPO Utrecht)

KvK-nummer: 30189395

Bezoekadres: Orteliuslaan 871, 3528 BE Utrecht

Postadres: Postbus 9315, 3506 GH Utrecht

Telefoon: 030-2652640

Email: info@spoutrecht.nl

SPO Utrecht beschikt over een functionaris gegevensbescherming (FG). Je kunt contact opnemen met de FG via privacy@spoutrecht.nl of 030-2652640.

Bekijk hier de privacy- en cookieverklaring in pdf: